Een groep studenten heeft een bijeenkomst gehad met mij om de ontwikkeling van een digitaal reserveringssysteem van SkillsLab voor uitleenproducten te bespreken. Het doel is om een gebruiksvriendelijk systeem te creëren dat het handmatige proces vervangt, de verantwoordelijkheid van studenten vergroot en het beheer van uitleenartikelen efficiënter maakt.

Huidig uitleenproces en knelpunten:
– Het huidige reserveringssysteem is handmatig en maakt gebruik van formulieren.
– Studenten tekenen een disclaimer op het formulier.
– Producten worden bij de medewerker ingeleverd om overzicht te behouden, maar worden soms bij collega’s achtergelaten, wat leidt tot verlies van overzicht.
– Er is angst om producten kwijt te raken zonder juridische basis om studenten verantwoordelijk te houden.
– Er is nog geen leenlimiet of een duidelijk beleid voor te laat inleveren of beschadigde producten.
– Het bijhouden van lijsten is tijdrovend en biedt onvoldoende inzicht in het gebruik van producten.

Gewenste functionaliteiten van het nieuwe systeem
– Producten moeten scanbaar zijn (bijv. via QR-codes of barcodes) en gekoppeld aan een studentennummer.
– Mogelijkheid om begin- en einddatum van de leenperiode in te voeren.
– Automatische e-mailbevestiging naar studenten met de disclaimer en hun verantwoordelijkheden.
– Mogelijkheid voor studenten om een verlenging aan te vragen, waarbij het systeem controleert op beschikbaarheid.
– Automatische herinneringen bij het naderen van de inleverdatum en bij te laat inleveren.
– Een overzicht voor medewerkers van uitgeleende producten en hun status.
– Koppeling met studentenkaarten voor identificatie en inloggen.
– Mogelijkheid om producten uit te lenen aan studenten van andere scholen of opleidingen (bijv. Summa breed).
– Een admin-paneel voor het toevoegen, verwijderen en bewerken van producten.
– Inzicht in de populariteit van producten om aankoopbeslissingen te ondersteunen.
– Mogelijkheid om foto’s van producten toe te voegen voor duidelijkheid.

Juridische aspecten en verantwoordelijkheid
– De disclaimer moet het juridische aspect van de uitleen verwerken en de verantwoordelijkheid van de student benadrukken.
– Het systeem moet een drempel opwerpen om studenten bewuster te maken van hun verantwoordelijkheid.
– Er moet een duidelijke tekst worden opgesteld, eventueel in samenwerking met de juridische afdeling, die studenten wijst op hun eigen verzekering bij schade.
– Bij schade aan producten moet er een proces zijn, mogelijk via schoolverzekering of eigen verzekering van de student.

Technische overwegingen
– Het systeem moet tussen te zware logistieke systemen en te lichte simpele systemen in zitten.
– Het systeem moet een website zijn die responsive is en als app kan dienen op mobiele apparaten.
– Registratie via mobiel door het scannen van een QR-code of barcode wordt als snel en efficiënt gezien.
– De mogelijkheid om producten te reserveren zonder fysiek aanwezig te zijn, via een lijst op de website.
– Het systeem moet schaalbaar zijn voor toekomstige uitbreiding van producten.
– Er moet een Excel-document met productoverzicht beschikbaar worden gesteld aan de studenten.

Conclusies & Volgende Stappen
– De studenten zullen een gedetailleerde beschrijving maken van het te ontwikkelen systeem.
– De voortgang, inclusief prototypes en designs, zal worden gedeeld tijdens volgende klantgesprekken.
– Er zal aandacht worden besteed aan de gebruikersinterface, met eventuele grafische ondersteuning vanuit Skills Lab.
– De medewerker zal een Excel-lijst met producten delen en dummyfoto’s aanleveren voor de initiële vulling van het systeem.
– Er wordt overwogen om studenten fotografie in te zetten voor het maken van productfoto’s, zodra de opslag en labeling van producten op orde is.
– Er is een suggestie om aan het einde van het project een evaluatie in een podcast te doen.