Een groep studenten heeft een bijeenkomst gehad met mij om de ontwikkeling van een digitaal reserveringssysteem van SkillsLab voor uitleenproducten te bespreken. Het doel is om een gebruiksvriendelijk systeem te creëren dat het handmatige proces vervangt, de verantwoordelijkheid van studenten vergroot en het beheer van uitleenartikelen efficiënter maakt.
Huidig uitleenproces en knelpunten:
– Het huidige reserveringssysteem is handmatig en maakt gebruik van formulieren.
– Studenten tekenen een disclaimer op het formulier.
– Producten worden bij de medewerker ingeleverd om overzicht te behouden, maar worden soms bij collega’s achtergelaten, wat leidt tot verlies van overzicht.
– Er is angst om producten kwijt te raken zonder juridische basis om studenten verantwoordelijk te houden.
– Er is nog geen leenlimiet of een duidelijk beleid voor te laat inleveren of beschadigde producten.
– Het bijhouden van lijsten is tijdrovend en biedt onvoldoende inzicht in het gebruik van producten.
Gewenste functionaliteiten van het nieuwe systeem
– Producten moeten scanbaar zijn (bijv. via QR-codes of barcodes) en gekoppeld aan een studentennummer.
– Mogelijkheid om begin- en einddatum van de leenperiode in te voeren.
– Automatische e-mailbevestiging naar studenten met de disclaimer en hun verantwoordelijkheden.
– Mogelijkheid voor studenten om een verlenging aan te vragen, waarbij het systeem controleert op beschikbaarheid.
– Automatische herinneringen bij het naderen van de inleverdatum en bij te laat inleveren.
– Een overzicht voor medewerkers van uitgeleende producten en hun status.
– Koppeling met studentenkaarten voor identificatie en inloggen.
– Mogelijkheid om producten uit te lenen aan studenten van andere scholen of opleidingen (bijv. Summa breed).
– Een admin-paneel voor het toevoegen, verwijderen en bewerken van producten.
– Inzicht in de populariteit van producten om aankoopbeslissingen te ondersteunen.
– Mogelijkheid om foto’s van producten toe te voegen voor duidelijkheid.
Juridische aspecten en verantwoordelijkheid
– De disclaimer moet het juridische aspect van de uitleen verwerken en de verantwoordelijkheid van de student benadrukken.
– Het systeem moet een drempel opwerpen om studenten bewuster te maken van hun verantwoordelijkheid.
– Er moet een duidelijke tekst worden opgesteld, eventueel in samenwerking met de juridische afdeling, die studenten wijst op hun eigen verzekering bij schade.
– Bij schade aan producten moet er een proces zijn, mogelijk via schoolverzekering of eigen verzekering van de student.
Technische overwegingen
– Het systeem moet tussen te zware logistieke systemen en te lichte simpele systemen in zitten.
– Het systeem moet een website zijn die responsive is en als app kan dienen op mobiele apparaten.
– Registratie via mobiel door het scannen van een QR-code of barcode wordt als snel en efficiënt gezien.
– De mogelijkheid om producten te reserveren zonder fysiek aanwezig te zijn, via een lijst op de website.
– Het systeem moet schaalbaar zijn voor toekomstige uitbreiding van producten.
– Er moet een Excel-document met productoverzicht beschikbaar worden gesteld aan de studenten.
Conclusies & Volgende Stappen
– De studenten zullen een gedetailleerde beschrijving maken van het te ontwikkelen systeem.
– De voortgang, inclusief prototypes en designs, zal worden gedeeld tijdens volgende klantgesprekken.
– Er zal aandacht worden besteed aan de gebruikersinterface, met eventuele grafische ondersteuning vanuit Skills Lab.
– De medewerker zal een Excel-lijst met producten delen en dummyfoto’s aanleveren voor de initiële vulling van het systeem.
– Er wordt overwogen om studenten fotografie in te zetten voor het maken van productfoto’s, zodra de opslag en labeling van producten op orde is.
– Er is een suggestie om aan het einde van het project een evaluatie in een podcast te doen.
Conceptvoorstel en bespreking (Groep 1)
Ontwikkeling van een Reserveringssysteem: Vooruitblik en Feedbacksessie
- Een conceptronde voor een productreserveringssysteem werd gehouden.
- Het eerste design van de productenpagina, inclusief filtermogelijkheden en beschikbaarheidsaantallen, werd gepresenteerd.
- Het design voor mobiele weergave werd getoond.
- Voor studenten zijn er twee pagina’s: producten en eigen reserveringen. Voor docenten zijn er vier pagina’s met een totaaloverzicht van alle reserveringen en productbeheer.
- Er is een automatische e-mailnotificatie voor geleende producten en herinneringen voor te laat ingeleverde items.
- Docenten kunnen producten beheren (bewerken, verwijderen, aanmaken) en een overzicht zien van alle reserveringen per student, inclusief status (teruggebracht, bezig, te laat).
- Er wordt een zoekbalk toegevoegd aan de reserveringenpagina voor docenten om te zoeken op product of student.
- Het team zal de front-end (design en programmering) bouwen, terwijl de back-end (e-mails, productbeheer) door andere teamleden wordt gedaan.
- Het product zal initieel als een extern project op een localhost draaien; lancering online vereist overleg met Summa College en aandacht voor beveiliging.
- De interface wordt goedgekeurd en het team zal beginnen met bouwen.
- Er is behoefte aan een lijst met productcategorieën/filters (bijv. camera, beeld, audio, sets) en een voorstel voor de tekst van de automatische e-mails (uitgeleend, te laat).
- Er wordt overwogen om functionaliteit toe te voegen voor het bijhouden van kapotte producten en uitgebreide statistieken (bijv. meest uitgeleende producten per periode).
- De volgende afspraak staat gepland voor 11 mei om 10:00 uur voor een half uur, om de voortgang van het product te tonen.
Conceptvoorstel en bespreking (Groep 2)
Samenvatting wensen klant: Magazijnsysteem voor uitleen apparatuur
Doel
Een digitaal uitleensysteem ontwikkelen voor een studio/magazijn waar studenten apparatuur kunnen lenen, beheren en terugbrengen. Het systeem moet het huidige formulier vervangen en zorgen voor meer overzicht, minder fouten en betere planning.
1. Inloggen
- Studenten loggen in met hun PS-nummer.
- aparte rechten voor docenten (beheerders)
2. Uitleenportaal
- Website/app met een overzichtelijke lijst van beschikbare materialen/apparatuur.
- Studenten kunnen selecteren welk item zij willen lenen.
- Keuze van uitleenperiode: van datum / tot datum.
- Item wordt automatisch als uitgeleend of gereserveerd gemarkeerd.
3. Bevestiging en verantwoordelijkheid
- Na aanvraag ontvangt student een bevestigingsmail.
- Inclusief disclaimer dat de student verantwoordelijk is voor het geleende item.
4. Retourproces
- Beheerder kan afvinken wanneer item is teruggebracht.
- Registratie van retourdatum.
- Helpt voorkomen dat spullen verkeerd worden ingeleverd.
5. Verlenging van uitleenperiode
- Student kan verlenging aanvragen.
- Verlenging moet eerst goedgekeurd worden door een docent.
- Verlenging niet mogelijk wanneer een andere gebruiker al in de wachtrij staat of gereserveerd heeft.
6. Reserveringen en wachtrij
- Mogelijkheid om apparatuur te reserveren.
- Zichtbaar maken wanneer een item al gereserveerd is.
- Wachtrijfunctionaliteit voor populaire items.
7. Herinneringen en meldingen
- Automatische reminder voor inleverdeadline.
- Meldingen en aanvragen worden verstuurd via een centraal e-mailadres (wordt nog aangeleverd).
8. Rapportages en inzicht
- Maand- en jaaroverzicht van uitgeleende materialen.
- Inzicht in populaire items.
- Ondersteuning voor:
- tijdig bijbestellen van apparatuur
- betere spreiding van projecten gedurende het jaar
Problemen die opgelost moeten worden
- Huidig formulier werkt inefficiënt.
- Studenten leveren te laat in (bijvoorbeeld door vakanties).
- Spullen worden op verkeerde plek teruggebracht.
- Onvoldoende inzicht in beschikbaarheid en gebruik.
- Gebrek aan planning bij drukke periodes.
Resultaat
Een gebruiksvriendelijk systeem dat uitleen, retour, reserveringen, verlengingen en rapportages centraliseert en automatiseert.
